Vijf prioriteiten voor databeheer in de kunsten

Software has eaten the world.

Marc Andreessen, 2011

Ook de kunstensector maakt een digitale transformatie door. Een aantal belangrijke stappen daarin zijn gezet, maar er liggen ook nog belangrijke werven.

Eentje daarvan heet “digitale maturiteit”. Packed ontwikkelde er een zelfevaluatietool voor en het Departement CJM gaf Cultuurconnect de opdracht een opleiding “digitaal leiderschap” te ontwikkelen. Ook Kunstenpunt heeft zich geëngageerd om daarbinnen zijn kennis en expertise terzake te delen voor wat de kunsten betreft.

Een andere en minstens even belangrijke werf is databeheer. Daar zie ik vijf prioriteiten voor onze sector. In één beweging schuif ik daaraan gelinkt graag ook een toekomstvisie naar voor.

1. Subsidiegegevens beheren

Voor vele analyses in het Cijferboek Kunsten 2018 maakten we gebruik van subsidiegegevens verzameld en beheerd door het Departement Cultuur. Waren die gegevens in 2016 nog niet analyseklaar wegens kwaliteits-issues, dan is de situatie in 2019 helemaal anders, en dat dankzij de vruchtbare samenwerking met Kunstenpunt die de data kon helpen vervolledigen, verbeteren, en uiteindelijk in inzichtelijke grafieken goot. Het is de bedoeling die uitwisseling van data en expertise — cultuurbreed en kunstenspecifiek — in de toekomst verder te zetten. Meer transparantie en een betere ontsluiting: de sector kan er alleen maar beter van worden.

2. Activiteitengegevens verzamelen

Wie doet wat in het kunstenlandschap, en waar? Kunstenpunt zet hier al jaren op in, niet enkel sinds onze fusie in 2015 maar ook daarvoor al, bij hoofde van het Vlaams Theater Instituut, het steunpunt BAM (beeldende, audiovisuele en mediakunst) en Muziekcentrum Vlaanderen. We hebben zicht op decennia aan tentoonstellingen, residenties, muziekreleases, concerten, theaterproducties en voorstellingen, gesubsidieerd en niet-gesubsidieerd. Die info wordt verwerkt in kwantitatief en kwalitatief onderzoek dat evoluties in het veld in kaart brengt, contextualiseert en verklaart.

Die gegevens dienen ook als bron van metadata voor het werk van VIAA (het Vlaams Instituut voor Archivering), waardoor de gigantische berg aan captaties van podiumvoorstellingen waarover zij beschikken doorzoekbaar wordt.

Kunstenpunt staat wat dat betreft op een belangrijk scharniermoment. Er dienen zich mogelijkheden aan om onze dataverzameling nog verder te automatiseren, iets wat op termijn belangrijke efficiëntiewinst kan opleveren. Tegelijkertijd vergt dit een fase van investering van tijd en geld. Die automatisering wordt wat het databeheer van Kunstenpunt betreft een speerpunt voor de komende beleidsperiode. Ze moet breder gaan dan het gesubsidieerde veld en als belangrijkste finaliteit de zorg voor het geheugen van de Vlaamse kunstensector hebben.

3. Makers en omkadering

Wie is professioneel actief in ons kunstenveld? In vergelijking met de activiteiten (releases, concerten, expo’s, enz.) is automatisering hier een pak lastiger. Vandaag werken kunstenaars in wisselende samenwerkingen in binnen- en buitenland. Dit is tegelijkertijd een sterkte van onze sector én een mooie uitdaging voor professionele gegevensverzameling. Wie overzicht wil scheppen in een dynamische, internationaal georiënteerde kunstensector, moet kritisch en omzichtig kijken naar zijn selectiecriteria. Hoe ga je om met nationaliteit? Met de evoluerende notie van kwaliteit? Wie is kunstenaar en wie bepaalt dat? Kunstenpunt zorgt vanuit een gedegen veldkennis voor een stabiele en duurzame gegevensverzameling. Naarmate we verder inzetten op automatisering (zie ook hoger) willen we ruimte maken voor goed doordachte antwoorden op dit soort vragen.

4. Receptie- en reflectiegegevens

We willen ook een stap verder gaan met een moderne dataverzameling rond receptie en reflectie. Dan hebben we het niet over het verzamelen van de recensies, artikels of boeken zelf (die verantwoordelijkheid ligt bij de archiefvormers), maar wel over de metadata die ervoor zorgen dat al dat moois vindbaar is. Via metadata vind je niet de content zelf, maar wel de informatie dat ze bestaat en waar je ze kan vinden. Vergelijk het maar met de metadatacatalogus van VIAA, die binnenkort gelanceerd wordt. Kunstenpunt beschikt alvast over een schat aan zulke metadata die klaar liggen om breed toegankelijk te worden gemaakt.

Het Kunstendecreet voorziet voor elke gesubsidieerde speler in verplichte basiszorg voor het eigen archief, maar de nodige kennis en tools zijn er nog niet voldoende. Het netwerk TRACKS waar Kunstenpunt deel van uitmaakt, werkt aan oplossingen voor dit euvel. Op termijn wil Kunstenpunt een catalogus van metadata ter beschikking stellen, vergelijkbaar met wat VIAA doet voor audiovisueel materiaal, waarin makers en producenten zelf de gegevens over hun archief beschikbaar kunnen maken. Doen we dat niet, dan dreigt dat overzicht onherroepelijk verloren te gaan.

5. Het “once-only” principe

OOP (het “once only” principe) is een fundamenteel element van goed beheer, dat ook door de Vlaamse overheid hoog in het vaandel wordt gedragen. Het is een element van administratieve vereenvoudiging: mensen moeten hun data slechts één keer beschikbaar maken, de publieke diensten zorgen er dan voor dat die maximaal en met respect voor de privacywetgeving worden gedeeld. Er is veel laaghangend fruit op dat front! Bijvoorbeeld op het vlak van rapportering en hergebruik van subsidiegegevens, of voor monitoring en hergebruik van gegevens die organisaties en kunstenaars invoeren op (gesubsidieerde) promotieplatforms.

Of nog, door de planningssoftware van podia te koppelen met ticketingsystemen, online kalenders, sociale media, promotieplatforms, en wie weet uiteindelijk ook de dataverzameling van de overheid en van Kunstenpunt. Stel dat organisaties erin slagen hun gebruik van tekst, foto’s en video voor promotionele doeleinden op zo’n manier aan te pakken dat het de basiszorg voor hun eigen archief vanzelf ondersteunt? Daar bestaat vandaag al de technologie voor.

Dat mensen dubbelop gegevens moeten invoeren, heeft vaak te maken met een gebrek aan tijd om kennis op te bouwen, tools te evalueren en breder na te denken over de meest geschikte workflow. Onze ambitie is het om het kunstenveld te helpen profiteren van alle digitale technologische mogelijkheden die vandaag de dag beschikbaar zijn. Er valt een efficiëntieslag te maken in de hele waardeketen van het artistieke proces: van ontwikkeling, productie, presentatie, participatie en reflectie, over goed zakelijk beheer en interne administratie, tot basiszorg voor de eigen documentatie en archief. Mits we er tijd en middelen voor kunnen vrijmaken maakt Kunstenpunt daar in de komende beleidsperiode volop werk van.