Werken met een open call? Lees onze checklist!
De open call is een mooi gebaar: door uit de eigen kaders en netwerken te treden, kom je tot een boeiend leerproces. Om dit doel te bereiken, voorzien we een checklist met aandachtspunten en mogelijke valkuilen gekoppeld aan tips en voorbeelden.
Met een open call stelt een organisatie zich open voor nieuwe en onverwachte voorstellen. Open calls worden vaak gebruikt voor subsidies, vacatures, audities, creatieopdrachten of prijzen, maar ook voor onderzoeks- en ontwikkelingsprogramma’s zoals residenties, summerschools, conferenties en meer.
Dergelijke oproepen dagen een organisatie uit om na te denken over wat ze precies zoekt, dit helder en open te formuleren, en om alle randvoorwaarden vooraf in kaart te brengen. Dat leidt tot meerdere voorstellen, en de daarop volgende discussie helpt om een gedragen keuze te maken.
Voor je een open call uitwerkt is het goed om stil te staan bij volgende vragen.
Kies enkel voor een open oproep als je die ook echt open kan maken, zodat indieners eerlijke en gelijke kansen krijgen. Kandidaten investeren hier immers tijd in en koesteren verwachtingen. Een oproep open, transparant, inclusief en eerlijk uitwerken vraagt aandacht en tijd. Heb je die tijd en ruimte voorzien?
Open calls sluiten niet uit dat je kandidaten die je geschikt acht op die oproepen wijst en hen aanmoedigt om deel te nemen, mits de procedure objectief is en elke indiener gelijke kansen krijgt. Je kan ook iemand rechtstreeks kiezen als daar goede redenen voor zijn. Houd wel rekening met eventuele kritiek: door uit de eigen cirkel te rekruteren, ontzeg je immers de kansen van andere potentiële kandidaten.
Tip: treedt buiten je eigen kader en netwerk door te werken met een divers samengestelde stuurgroep, die op hun beurt zelf kandidaten kan voorstellen.
Voorzie bij opdrachten voor professionele kunstenaars en kunstwerkers correcte verloningen, net als voldoende budget voor eventuele andere kosten. Verder is de initiatiefnemer verplicht om alle arbeidsvoorwaarden te vervullen, zoals een schriftelijke overeenkomst, een intern reglement, garantie van integriteit, …
Soms moeten kandidaten eigen middelen inbrengen of partners zoeken. Check of die voorwaarden haalbaar zijn, en houd er rekening mee dat potentiële kandidaten hier mogelijks door worden uitgesloten.
Moeten kandidaten betalen om in te dienen (zoals bij workshops, residenties of summerschools)? Zorg dan dat die prijs eerlijk is en overeenstemt met de werkelijke kosten. Voorzie eventueel beurzen voor geïnteresseerden die kunnen aantonen dat ze te weinig middelen hebben.
Zorg er tot slot voor dat de selectieprocedure en start van de samenwerking transparant verlopen: overloop alle fasen met de gekozen kandidaat of geselecteerden, koppel regelmatig terug met elkaar en leg die momenten op voorhand vast.
Onderstaande tips kunnen je helpen om een eerlijke open call op te stellen:
Ga na of je oproep haalbaar is voor iedereen, ongeacht (en niet gelimiteerd tot) gender, etnische achtergrond, leeftijd, opleiding of beperkingen.
- Zijn bijvoorbeeld alle ruimtes fysiek toegankelijk voor iedereen?
- Zijn de verwachte activiteiten toegankelijk voor blinden en slechtzienden, doven en slechthorenden? Voor kandidaten die neurodivers zijn?
- Zal iedereen zich welkom en veilig voelen?
- Kunnen kandidaten die zorgtaken hebben (voor kinderen, partners, ouders) zich kandidaat stellen?
- Is er enige vorm van flexibiliteit, en kunnen onvoorziene noden besproken worden?
- Voorzie je indien nodig begeleiding en is er budget voor maatregelen m.b.t. inclusie?
Lees ons advies over inclusief werken en dossier over fair practices in de kunsten. Hiervoor kan je ook een ervaringsdeskundige consulteren die de activiteit waarvoor je kandidaten zoekt, doorlicht en suggesties geeft om het inclusief te maken voor verschillende potentiële kandidaten.
Onthoud dat bepaalde activiteiten en oproepen soms niet geschikt zijn voor alle kandidaten, ondanks alle oprechte pogingen. Blijf hier telkens transparant over.
Zijn de activiteiten waartoe je oproept duurzaam op vlak van verplaatsingen, infrastructuur, materiaal en voedsel?
- Is er tijd en financiële ruimte voorzien om bij (internationale) verplaatsingen beroep te doen op trein, carpooling of het openbaar vervoer?
- Zijn de ter beschikking gestelde ruimten en het materiaal ecologisch verantwoord in termen van energie en recycleerbaarheid?
- Kies je voor voedsel dat niet belastend is voor het milieu? Is daar kennis over en budget voor?
Tip: op de website Cultuurzaam vind je toolkits voor een duurzame cultuursector.
Een open oproep houdt beloftes in: denk aan procedures, ruimtes, begeleiding, inspraak, verloning, budget, …. Weeg grondig af of je die beloftes kunt waarmaken.
Er zijn veel beslissingen te maken, terwijl middelen en mogelijkheden soms beperkt zijn. Probeer transparant te zijn over wat mogelijk is, opdat geselecteerde kandidaten zich nadien niet bedrogen voelen.
