Samenwerking tussen organisaties evalueren
Vreemd: wetenschappelijk onderzoek leert dat samenwerkingen tussen organisaties vaak de verwachtingen niet inlossen. Ook al hebben de partners elkaar om de juiste redenen gekozen en zich voor het gemeenschappelijk doel ingezet, toch loopt het mis. Om dit te helpen vermijden, zetten we een aantal reflectievragen op een rij.
Het is nuttig dat partners vóór de samenwerking de verwachtingen qua meerwaarde expliciet formuleren. Dat laat hen toe de ontwikkeling regelmatig samen te evalueren.
Ook is het noodzakelijk om een raming te maken van de nodige investeringen (tijd, geld, infrastructuur) en de manier waarop die kunnen worden gefinancierd en/of gewaardeerd binnen de samenwerking.
De medewerkers die bij de samenwerking zijn betrokken, verliezen in hun enthousiasme soms het belang uit het oog van tussentijdse beoordeling van het proces.
1. Voldoet de samenwerking aan een of meer van de volgende voorwaarden voor succes?
- Heerst er vertrouwen tussen de partners?
- Is er een gemeenschappelijke missie en zijn er gelijklopende doelstellingen?
- Is de samenwerking realiseerbaar door een duidelijk, snel en volgehouden proces?
- Kan men rekenen op de volledige steun van de directie?
- Is er voldoende betrokkenheid van de bestuurders van alle partnerorganisaties?
- Zijn de partners complementair aan elkaar?
- Bestaat er culturele en artistieke verwantschap tussen de partners?
- Zijn de nodige middelen (uitrusting, kennis, software…) voor de realisatie van het project aanwezig?
2. Zijn er risico’s verbonden aan de samenwerking?
- Is er bij de partners weinig ervaring qua samenwerking?
- Is er onvoldoende wederzijdse kennis van de medewerkers die met elkaar samenwerken?
- Is er een onevenwicht tussen de partners?
- Is de omvang van het project onbeheersbaar?
- Is de samenwerking gedwongen?
- Zou de samenwerking resulteren in verlies van medewerkers?
- Zijn er specifieke samenwerkingsnadelen?
3. Is er ruimte voor experiment en vernieuwing?
- Zijn de partners voorbereid op het effectief creëren van nieuwe mogelijkheden?
- Hoe belangrijk is deze vernieuwing voor de samenwerking en voor elk van de partners?
- Kunnen de partners tegelijkertijd aan verschillende artistieke projecten (binnen de samenwerking of erbuiten) werken?
- Durven de medewerkers experimenteren en kunnen ze leren van gemaakte fouten?
4. Bestaat het risico dat bepaalde beperkingen en grenzen zich voordoen?
- Verwateren van doelstellingen: een schaalvergroting met specialisatie kan verlies van gemeenschappelijkheid betekenen wanneer iedere groep vooral de ‘eigen’ doelstellingen nastreeft en zich losweekt van het gemeenschappelijke doel.
- Nood aan extra coördinatie en communicatie (en dus ook extra kennis en middelen).
- Gebrek aan noodzakelijke ontwikkelingstijd: opbouw van bepaalde ervaring of deskundigheid is duur als ze in een te korte tijd moet gebeuren; inhalen van bepaalde achterstanden kan zeer moeilijk of te duur zijn.
- Verlies van kennis door onvoldoende gebruik of gebrek aan vorming.
- Interne oriëntatie en bureaucratisering: de partners mogen zich niet terugplooien op zichzelf, de samenwerking is geen doel op zich.
- Routinematig functioneren door een gebrek aan nieuwe uitdagingen.
- Verlies aan diversiteit wanneer te eenzijdig wordt gestreefd naar schaalvergroting.
Bronvermelding: Weijters A., Mogelijkheden tot synergie in de cultuursector, onuitgegeven scriptie, Antwerpen, 2004.
