Een open call opstellen: checklist
Een open call is een oefening in helder stellen wat je zoekt én inspanningen leveren om de oproep echt open te maken – in de breedste zin van het woord – voor iedereen die aan de criteria voldoet.
Potentiële kandidaten kunnen betwijfelen of de oproep wel écht voor hen bedoeld is, wanneer de taal en formulering niet op hen gericht lijkt of omdat er niets expliciet wordt gezegd over het accommoderen van specifieke noden en behoeften.
Nadat je doordacht hebt stilgestaan of je oproep echt open en haalbaar is, kan je de call via onderstaande checklist verder uitwerken.
In een open oproep formuleer je wat je zoekt in lijn met je ambities en verwachtingen. Dat gaat over meer dan een technische omschrijving. Je geeft aan waar je naartoe wil, en je biedt je potentiële kandidaten de kans om zich daartoe te verhouden.
Formuleer de oproep zo open mogelijk zodat kandidaten er hun eigen visie, kennis en verbeelding in kwijt kunnen. Probeer je bewust te zijn van mogelijke impliciete voorkeuren of gewoontes die in de formulering van de oproep sluipen. Zo vermijd je dat enkel kandidaten die beantwoorden aan jouw idee of visie zich interesseren voor de oproep, maar dat deze ook aantrekkelijk is voor nieuwe mensen met alternatieve voorstellen.
Omschrijf helder waarnaar je op zoek bent, zodat kandidaten kunnen nagaan of het iets voor hen is of niet. Dit biedt ook houvast aan de beoordelaars. Vermeld gedetailleerd wat je aanbiedt inzake materiaal, loon, begeleiding, budget, tegemoetkoming aan mogelijke noden en meer. Zorg ervoor dat je dit ook kan waarmaken.
Indien een oproep onvoldoende doordacht of uitgewerkt is, blijft ze vaag. De keuzes die nog niet gemaakt zijn, worden dan verplaatst naar het moment van de selectie. Kandidaten kunnen zich hierdoor als een speelbal van voorstellen en ideeën voelen zonder te weten of hun kandidatuur echt beantwoordt aan de oproep. Voor juryleden geeft het weinig houvast, waardoor persoonlijke voorkeuren (mogelijk) meer doorwegen.
Omschrijf gedetailleerd wat je van kandidaten verwacht, zodat zij kunnen nagaan of ze in aanmerking komen.
Tip: schrijf de criteria waaraan kandidaten moeten beantwoorden goed uit. Denk aan criteria omtrent:
- kennis en ervaring;
- profiel en persoonlijkheidskenmerken;
- voorwaarden (omtrent beschikbaarheid, flexibiliteit, financiële bijdrage, …).
Een oproep mag niet discrimineren op grond van gender, seksuele identiteit, leeftijd, culturele achtergrond of beperkingen.
Initiatiefnemers van een open oproep kunnen zich bevragen of alle potentiële kandidaten die in principe aan de criteria voldoen, erop kunnen ingaan. Zijn er impliciete uitsluitingsmechanismen in de formulering geslopen, bijvoorbeeld rond leeftijd, gender, sociale klasse, culturele referentiekaders of andere fysieke of mentale beperkingen?
Tip: laat de oproep lezen door een expert of diverse groep aan externen. Voorzie hiervoor een correcte vergoeding.
Vermeld in de oproep expliciet dat je over inclusie hebt nagedacht en dat de mogelijkheden geval per geval besproken worden. Zijn specifieke vormen van uitsluiting noodzakelijk vanwege de aard van de activiteit? Wees hier dan expliciet over, en geef je overwegingen aan. Vermijd telkens stigmatiserend taalgebruik.
Een oproep kan en mag positieve acties bevatten. Dit zijn instrumenten om drempels te verlagen voor kandidaten die dikwijls impliciet worden uitgesloten. De Antidiscriminatiewet van 2007 en het Koninklijk Besluit van 2018 maken positieve acties mogelijk – mits de achterstelling van een bepaalde (bevolkings)groep duidelijk is.
Vermeld duidelijk de criteria die gebruikt worden bij de selectie. Criteria betreffen meestal:
- het profiel van kandidaten: op basis hiervan wordt de ontvankelijkheid van een kandidatuur bepaald;
- de ambities en verwachtingen (zie stap 2, die kan je best opsplitsen zodat kandidaten erop kunnen antwoorden en als referentie voor de beoordeling): voor de beoordeling kan je per verwachting en ambitie een waarderingsgraad bepalen afhankelijk van welke criteria het meeste doorwegen.
- Eventuele bijkomende criteria.
Teken een procedure uit die kandidaten alle kansen geeft om hun kwaliteiten te tonen, zodat die eerlijk en gelijkwaardig beoordeeld kunnen worden. Zorg ervoor dat de inspanningen en tijd die je van de kandidaten vraagt niet meer is dan nodig voor de selectie, en dat geïnteresseerden alle kansen krijgen om hun kwaliteiten mee te delen. Voorzie eveneens voldoende tijd zodat de beoordelaars alle inzendingen kunnen analyseren.
Heeft een kandidaat voor het initiatief aanpassingen nodig om dezelfde kwaliteit te bereiken, sta dan open om constructief in gesprek te gaan met de persoon in kwestie en luister naar hun noden en verwachtingen. Het is belangrijk om in de oproep reeds aan te geven wat er kan en wat niet, zodat een kandidaat gepaste voorstellen kan maken.
Stel een diverse jury op. Die diversiteit kan je onder andere zoeken op basis van leeftijd, gender, seksuele identiteit, sociaal-economische positie of culturele achtergrond, maar ook in de expertise van juryleden in relatie met het project. Op die manier wordt een kandidatuur in al zijn aspecten en mogelijkheden ingeschat. Hoe diverser de jury, hoe meer potentiële indieners zich bovendien welkom zullen voelen.
Jureren is veel werk en vraagt verantwoordelijkheid. Denk goed na of de jury moet worden vergoed, of ze het in het kader van een betaalde job doen, of op vrijwillige basis.
Organiseer en beschrijf de selectieprocedure zo transparant als mogelijk. Hoe gaat dit effectief verlopen? Hoe krijgt het beslissingsproces vorm? Wordt er gestructureerd gewerkt? Wat als je niet tot een akkoord of resultaat komt, wordt de call dan opnieuw opengesteld?
Vermeld wie en hoe zal beoordelen: de namen, de fasering en de timing (deadlines). Een procedure die voordien wordt uitgetekend en in de oproep wordt toegelicht is cruciaal voor het vertrouwen tussen kandidaat en initiatiefnemer, voor een eerlijke weging van de verschillende voorstellen, en voor de nazorg en feedback.
Als de procedure en de beoordelaars niet toegelicht worden in de oproep, wordt dit als oneerlijk beschouwd omdat er kans is op manipulatie: procedure en beoordelaars worden bepaald op basis van de kandidaturen, en persoonlijke voorkeuren dreigen zwaarder door te wegen.
Gebruik direct, eenvoudig en inclusief taalgebruik. Zorg ervoor dat de oproep door iedereen begrepen wordt, vermijd stigmatiserend taalgebruik en sluit niemand uit.
Richt de oproep aan potentiële kandidaten en schrijf vanuit hun perspectief. Gebruik eenvoudige zinnen, zorg voor voldoende leesbaarheid (denk bijvoorbeeld aan het lettertype) en vermijd jargon.
Inclusieve communicatie is een samenspel van beeld, woord en symboliek. Let daarom altijd op mogelijke stigmatiserende associaties en zorg dat je diversiteit als criterium hanteert in de afbeeldingen en illustraties die je plaatst.
Geef kandidaten de kans om hun kwaliteit aan te tonen en hoe ze aan de gevraagde criteria beantwoorden op een manier die hen niet meer tijd kost dan nodig.
Soms is een open vorm een optie, zoals een motivatiebrief waarin je uitlegt waarom je een geschikte kandidaat bent. In andere gevallen wordt gekozen voor een reeks vragen waarop kandidaten antwoorden met een beperkt aantal tekens of antwoordopties.
Geef kandidaten met uiteenlopende vaardigheden de kans om zich uit te drukken in de taal die hen het best ligt: geschreven, via audio-opname of met een video.
Stel je de vraag of een vergoeding nodig is voor bijkomende opdrachten in de selectieprocedure. Indien kandidaten iets moeten creëren om zich kandidaat te stellen, zorg er dan voor dat hun intellectuele rechten gegarandeerd worden.
Het indienen kan beschouwd worden als een vertrouwelijke relatie tussen indiener en initiatiefnemer, waarmee de indiener beschermd wordt en een veilige ruimte krijgt (indieners worden van elkaar gescheiden). Men kan ook kiezen voor een procedure waarbij indieners hun kandidatuur (deels) publiek maken en elkaar op die manier inspireren.
Het open karakter van een open call zit onder meer in de verspreiding ervan. Bereikt de oproep potentiële kandidaten die niet in je netwerk zitten en systemisch vaker worden uitgesloten, of die vanuit andere invalshoeken in aanmerking komen en kunnen verrassen?
Maak een (inclusief communicatie)plan voor wie je wil bereiken en via welke kanalen, platformen en verbindingsfiguren.
Heldere criteria vormen de sokkel van het selecteren. Het kan dat bepaalde criteria meer doorwegen dan andere.
Voor een indiener is kandideren steeds een kwetsbaar proces: iemand doet een persoonlijk voorstel, kent de jury niet altijd en gaat in competitie met andere kandidaten. Dat veroorzaakt stress die niet iedereen onder controle heeft. Houd daar rekening mee en probeer voor een veilige omgeving te zorgen.
De beoordeling kan schriftelijk gebeuren op basis van scores, maar een persoonlijk gesprek tussen juryleden is aan te raden. Op die manier kan elk jurylid beargumenteren op welke manier ze beoordelen en waarop ze letten, en krijgt iedereen de kans om uit hun referentiekader te stappen. Een groep die divers is samengesteld, kan elkaar corrigeren.
Behoud in alle stappen van de procedure – van eerste selectie tot de finale keuze – dezelfde verwachtingen bij iedereen. Voorzie dezelfde (werk)standaarden en een gelijkwaardige behandeling van alle kandidaten. Zo is het bij een mondeling gesprek cruciaal dat alle kandidaten dezelfde vragen krijgen.
Maak uitvoerig verslag van elk overleg. Je kan er intern op terugvallen in een van de volgende fases of als er een beslissing herbekeken wordt. Dat verslag is ook cruciaal om keuzes te motiveren naar kandidaten en eventuele bestuursleden of andere belanghebbenden die een voorstel moeten bekrachtigen.
Als kandidaten indienen, zorg dan dat ze een bevestigingsmail krijgen en op basis van de vastgelegde timing een antwoord ontvangen.
Breng kandidaten die bij de eerste selectie uit de boot vallen zo snel mogelijk op de hoogte. Meestal gebeurt die eerste selectie zonder gedetailleerde motivatie, maar toch is feedback belangrijk voor iedereen. Als schriftelijke feedback niet kan, is telefonische toelichting altijd een plus.
Voor kandidaten is een deelname belangrijk – zelfs al werd hun kandidatuur niet weerhouden – omdat ze een voorstel hebben geformuleerd en daar feedback op krijgen. Doordachte feedback vormt een belangrijke return aan kandidaten die het beste van zichzelf geven en veel tijd in hun kandidatuur hebben geïnvesteerd. De kandidatuur of het voorstel is bruikbaar voor andere oproepen of uitnodigingen.
Een open oproep brengt een kapitaal aan mensen en ideeën bijeen. Wat gebeurt er daarmee na de selectie? Initiatiefnemers houden waardevolle kandidaten en voorstellen in een reserve, en soms nemen initiatiefnemers contact op met mensen die een gelijkaardige oproep lanceren.
Voorzie ook nazorg voor de geselecteerde kandidaat door een transparante en bereikbare samenwerking aan te houden tijdens het initiatief waarover de oproep liep. Plan na afloop van het project een evaluatie in om als kandidaat en initiatiefnemer terug te blikken op het verloop van de oproep en de bijhorende activiteit. Met deze informatie kan je toekomstige open calls optimaliseren.
